Томский государственный университет является ведущим научно-образовательным центром Сибири, который интенсивно развивается, сохраняя традиционно высокий академический уровень обучения и исследований. Динамичное развитие университета побуждает коллектив библиотеки определять перспективы собственного развития и новые цели, соответствующие стратегии развития университета.

Новые перспективы информационного обеспечения университета, основанные на современных технологиях, открылись для библиотеки в 1997 г. с началом освоения и внедрения многофункциональной автоматизированной библиотечной информационной системы (АБИС) мирового класса — VTLS (США). Использование в библиотеке в течение трех лет этой системы привнесло целый комплекс инноваций, в том числе, технологических, которые изменили библиотеку существенным образом. Внедряя систему VTLS, мы столкнулись с необходимостью детального пересмотра всей технологической схемы библиотеки, более того, проведения глубоких преобразований в управлении, изменения отношений с университетом, с другими библиотеками. Смысл организационно-технологических подходов к проведению изменений можно выразить такими понятиями, как обучение и переобучение персонала, соединение усилий программистов и главных специалистов-библиотекарей, вовлеченность коллектива в процесс автоматизации, гласность происходящего.

Выработанная многолетней практикой традиционная библиотечная технология к моменту внедрения АБИС отличалась автономностью производственных процессов, разделенных по различным структурным подразделениям и отдельным исполнителям, невысокой эффективностью труда при слабом техническом оснащении рабочих мест. Постоянно занимаясь оптимизацией традиционной технологии, мы, тем не менее, не меняли содержание производственных процессов, лишь всякий раз пытались увеличить их эффективность. При этом не всегда удавалось облегчать работу библиотекарей, избегать дублирования действий и излишнего расходования ресурсов.

Как происходило изменение производственных процессов в библиотеке при переходе с традиционной на автоматизированную технологию?

Модернизация технологии осуществлялась вместе с внедрением отдельных модулей АБИС VTLS: последовательно и поэтапно с обозначенными промежуточными и конечными целями. Мы прошли следующие стадии внедрения технологических инноваций:

1997 г. — изменение комплекса процессов по каталогизации и организации доступа пользователей к электронному каталогу через Web- интерфейс;

1998 г. — изменение процессов комплектования и учета фондов, в том числе, управления периодикой; изменение процессов обслуживания пользователей; изменение технологии аналитической росписи статей;

1999 г. — изменение технологии проверки книжного фонда; получение статистических данных для анализа и управления процессами;

2000 г. — изменение технологии выполнения заказов читателей на книги из закрытого хранилища.

Поскольку наша библиотека представляет собой сложную и достаточно консервативную организационно-технологическую систему и ее трудно изменить сразу полностью, мы вынуждены все эти годы работать в двух параллельных вариантах старой и новой технологии. В этой ситуации самое важное — правильно расставить приоритеты, и все изменения осуществлять поэтапно, опираясь на результаты экспериментов, которые необходимо проводить в небольших структурных подразделениях, где есть возможность отработать технологию и проверить результаты для того, чтобы в дальнейшем распространить их на остальные подразделения.

Сегодня работу библиотеки можно характеризовать как переходный период, когда сосуществуют традиционная и автоматизированная технологии. Мы свою задачу видим в расширении областей применения автоматизированной технологии и в постепенном переходе к стабильной и устойчивой работе на основе компьютеризации большей части производственных процессов. В настоящее время нам удалось связать производственные процессы комплектования, каталогизации и обслуживания в единую интегрированную автоматизированную систему, работа которой обеспечивается 10 модулями VTLS. Таким образом, мы подошли к созданию новой технологической инфраструктуры библиотеки на самых главных технологических участках библиотеки, какими являются формирование собственных информационных ресурсов и организация доступа пользователей к ним.

Даже неглубокий анализ традиционных производственных библиотечных процессов показывает их наиболее слабые стороны: много ручного труда, большой бумажный поток, слишком медленная обработка документов, двойной и тройной ввод данных и т.д. Главными изменениями в процессах комплектования и каталогизации нашей библиотеки стали компьютеризация учета фонда, оптимизация заказа документов, изменение значения электронного каталога в едином технологическом комплексе.

Автоматизированная система учета включает финансовый учет расходования всех средств на приобретение книг и их индивидуальный учет. С внедрением модуля “Комплектование и финансовый учет” мы получили возможность учета расходования финансовых средств, отпущенных университетом на приобретение изданий. Функция финансового учета осуществляется библиотекарями путем выделения в начале года в параметрах системы годового объема денежных средств. По мере их использования по совместным заказам преподавателей и библиотекарей информация из финансовых документов вводится в компьютер. В любой момент система генерирует разнообразные отчеты по таким параметрам, как источники приобретения, затраченные суммы, типы, виды и отрасли знания приобретенных книг, место хранения документа в библиотеке. Мы получаем разнообразные сведения, в том числе, аналогичные тем, которые дает книга суммарного учета, имеем возможность учитывать использование финансов факультетов в области заказа книг и обеспечивать библиотекарей, работающих с факультетами, всей полнотой информации о приобретаемых документах. К сожалению, мы не в полной мере используем функциональные возможности данного модуля, так как не все факультеты располагают финансами на книги для своих обучающих и исследовательских программ.

Индивидуальный учет в электронном виде выполняется путем присвоения каждому экземпляру издания, поступающему в фонд, машиночитаемого штрихового кода с информацией, которая позволяет идентифицировать экземпляр по следующим позициям: автор, заглавие, год издания, цена, место хранения в библиотеке, расстановочный шифр, срок пользования. Мы ведем единую систему учета и контроля состояния каждого экземпляра и распространили ее на все виды изданий (в том числе, временного хранения, издания на современных носителях). Кроме функции учета, штриховое кодирование в нашей библиотеке выполняет функции проверки изданий, учета выдачи и возврата экземпляров, передачи изданий в места хранения, а также определения текущего состояния экземпляра. Таким образом, уже в начале технологического цикла “Путь документа” с помощью штрихового кода мы закладываем в электронный каталог информацию о конкретном экземпляре для дальнейшего использования ее в других автоматизированных процессах. Так, один из трудоемких процессов библиотеки — проверка фонда — проводится нами в автоматизированном режиме в тех подразделениях, где подсобные фонды уже отражены в электронном каталоге и все издания снабжены бар-кодом. Технология электронной проверки фонда меняет существо традиционного процесса: позволяет проводить проверки так часто, как это необходимо, быстро, получать не только информацию об отсутствующих экземплярах, но и выявлять документы, неправильно расставленные в фонде, и др. ошибки. Двухлетняя практика применения убедила нас в ее высокой эффективности и полезности.

Автоматизированная технология индивидуального учета документов позволяет точно и оперативно получать сведения о величине, составе, движении фонда, как в целом по библиотеке, так и по каждому структурному подразделению.

Необходимость обеспечивать качественное формирование библиотечного фонда в условиях ограниченности финансовых ресурсов, привела нас к инновации в организации комплектования фонда. Суть ее состоит в привлечении квалифицированных специалистов разных отделов библиотеки, занимающихся обслуживанием читателей и знающих их потребности, к комплектованию документов. Этим заложена новая модель сотрудничества с факультетами и кафедрами, благодаря которой библиотека стала ближе к тем, для кого она работает, стала более тесно сотрудничать с преподавателями, лучше представлять информационные потребности факультетов. В новом технологическом комплексе отдел комплектования выполняет технические задачи, связанные с функциями сбора информации о книжном рынке, заказа книг, их приобретения, приема и учета, а также контроля за расходованием средств и финансовой отчетности. Технологические изменения повлекли за собой объединение отделов комплектования и каталогизации и, в конечном итоге, в объединенном отделе удалось более рационально организовать работу с книгой в процессе ее учета и каталогизации.

Изменение процессов каталогизации и предоставления доступа к информации стало ключевым моментом в изменении всей технологии библиотеки. Именно в этом направлении мы получили заметные практические результаты. Они связаны с обязательным использованием машиночитаемого стандарта представления библиографических записей в электронном каталоге, с одноразовым составлением качественной библиографической записи и многократным ее использованием, с уменьшением сроков обработки и увеличением объема каталогизируемых современным способом изданий, а также с созданием нескольких технологических линий отражения книг в электронном каталоге.

В ходе работы по формированию электронного каталога мы поняли, что качество библиографических данных и представление их в стандартной форме гарантируется обязательным использованием каталогизаторами USMARC формата. Библиотекари, к сожалению, не придавали большого значения изучению и соблюдению формата USMARC, поэтому не всегда правильно и однозначно трактовали и использовали его в процессе составления библиографической записи. Глубокое изучение и применение машиночитаемого стандарта помогло нам реализовать задачу полного отражения документов и обеспечить максимальное число точек доступа через форматированный набор библиографических сведений независимо от вида документа. Это было сделало в первую очередь, а затем были подготовлены рабочие формы (шаблоны) на все виды документов — книги, сериальные издания, аудио-видеоматериалы, электронные документы и др. Эти рабочие формы включены в модуль каталогизации, что позволяет библиотекарю быстро выбрать нужный шаблон и заполнить его по принятым правилам, придерживаясь принципа полного описания при наличии необходимых данных. Опыт, который мы приобрели в каталогизации документов, помог нам справиться с задачами гармонизации правил каталогизации в корпоративном проекте “Открытая электронная библиотека г. Томска”, так как только соблюдение машиночитаемого стандарта обеспечивает совместимость данных и обмен ими с другими системами.

Основной технологической линией наполнения электронного каталога стала каталогизация всех новых поступлений, в том числе, периодических изданий. Наша технология отражения изданий в электронном каталоге основана на соединении процесса создания первичного библиографического описания на этапе заказа литературы с последующей полной каталогизацией изданий. Для обеспечения качества записей, контроля ввода данных и практического осуществления их редактирования введены должности редакторов, а также организован технологический процесс полного контроля каталогизации на выходе издания из отдела.

Частью технологического цикла “Путь документа” стала каталогизация изданий прошлых лет из библиотечного фонда. Надо сказать, что мы не стремимся к максимальному отражению библиотечного фонда в электронном каталоге. Основной технологический подход заключается в том, что электронный каталог пополняется библиографической информацией, адекватной читательскому спросу. Каталогизация именно активно используемой читателями ретроспективной части фонда позволила, например, в течение 2000 г. пополнить электронный каталог 33 тыс. записей изданий, в то время, как прежде ежегодный объем наполнения электронного каталога составлял 10-12 тыс. записей. Увеличение количества каталогизируемых изданий связано в данном случае с изменениями в технологии каталогизации книг прошлых лет, а именно, с вводом информации о документах, затребованных читателями из основного фонда, путем сокращенного библиографического описания перед их выдачей. При этом увеличилось время выполнения запросов, но наш читатель достаточно спокойно это воспринял, понимая, что явление носит временный характер, и с каждым днем возрастает количество книг из числа ежедневно запрашиваемых на абонемент, информация о которых уже включена в электронный каталог.

Следует заметить, что о краткости записей мы говорим несколько условно, поскольку каждые восемь записей из десяти включаются в электронный каталог через извлечение и конвертирование полных библиографических описаний из базы данных “Российская национальная библиография” (1980-1997 гг.). Для конвертирования записей усилиями программистов и каталогизаторов библиотеки разработаны настроечные таблицы, которые дают возможность минимально редактировать извлеченную библиографическую запись. В настоящее время электронный каталог включает библиографическую информацию о 95 тыс. названий изданий, о 7 тыс. статей и о 250 тыс. экземпляров и представляет собой базу данных с единым массивом записей на все виды документов и полнотекстовых версий статей.

Развитие электронного каталога сделало возможным внедрение качественно иной технологии обслуживание читателей, в том числе, принципиально новых информационных услуг. Это представляется нам самым важным изменением в технологической среде библиотеки.

В чем состоят изменения в библиотечном обслуживании? В создании технологии, обеспечивающей интерактивный доступ пользователей к информационным ресурсам, и в изменении всей системы взаимоотношений Читатель — Библиотекарь. Подробнее остановимся на переменах в содержании, формах, средствах работы на абонементе. Четыре абонемента библиотеки трансформированы в единую структуру — электронную кафедру выдачи, где технологический процесс обслуживания проводится с помощью компьютера путем считывания штрихового кода с книги и читательского билета и закрепления конкретного экземпляра книги за читателем. Библиотекарь осуществляет обслуживание на электронной кафедре быстро, поскольку в параметры системы уже заложены все сведения, необходимые для оперативной работы: дата возврата, количество продлений, сумма штрафов за несвоевременный возврат, разные условия выдачи для различных читательских групп. Основываясь на характеристике категорий читателей, мы определяем разный подход к обслуживанию на электронной кафедре выдачи: сроки пользования и число продлений книг, максимальное количество выдаваемых изданий, взимание штрафа за нарушение срока возврата. Внешняя простота и легкость электронной книговыдачи являются следствием уникальных возможностей АБИС, связывающей две записи в электронном каталоге: о читателе и об экземпляре. Ушли в прошлое традиционные читательские формуляры, регистрационные карточки читателей, книжные формуляры. Запись информации о читателе в базе данных содержит такие сведения, как штриховой код, фамилия, имя, отчество, адрес, телефон, место работы, нарушения, замечания. Электронный формуляр читателя включает все необходимые библиотекарю подробности о выданных и зарезервированных книгах. Практика показала, что в восприятии наших читателей электронный формуляр имеет юридическую силу, несмотря на его принципиальное отличие от традиционного читательского формуляра. Электронный формуляр и запись читателя представляют собой единый комплекс с электронным каталогом библиотеки.

Автоматизированная технология обслуживания позволила нам предложить читателю целый ряд услуг для удовлетворения их информационных запросов. Прежде всего, принципиально новую возможность видеть информацию в электронном каталоге в реальном режиме времени. Для читателя выявить издание по электронному каталогу еще не означает получить его в руки. Читатель, в первую очередь, нуждается в самом документе, поэтому возможность диалога с системой, по-видимому, является желанной для него. Наш читатель в любой момент имеет полную информацию о документе: его местонахождении, доступности, дате возврата, о наличии запросов на издание.

Читатели сразу по достоинству оценили такие услуги, как электронный заказ и бронирование книги из закрытого хранилища в читальные залы или на абонемент в любое время и с любого автоматизированного места, подключенного к Интернет. В нашем случае традиционное рукописное требование трансформировано в интегрированной системе в электронный заказ: работая с электронным каталогом, читатель находит нужное ему издание и сразу же заказывает его. Электронный запрос поступает на принтер отдела основного фонда и после выполнения доставляется в зал или на абонемент в течение часа. Если книга выдана, читатель делает электронный заказ на бронирование. Когда издание возвращается в библиотеку, система автоматически информирует библиотекаря о поступивших запросах и о необходимости отложить книгу на бронеполку.

В заключение хотелось бы сказать, что изменения в технологической среде библиотеки осуществлены огромными интеллектуальными усилиями ее сотрудников при поддержке университета, причем, за довольно короткий промежуток времени. Как показала наша практика, для проведения комплексных изменений технологической среды необходимо современное программное и техническое обеспечение, подготовленный к изменениям персонал, и, безусловно, заранее спланированная и тщательно продуманная организация работы по созданию новой технологии библиотечных процессов.