АВТОМАТИЗАЦИЯ БИБЛИОТЕЧНЫХ ПРОЦЕССОВ: ОТ ИЗМЕНЕНИЯ
ТЕХНОЛОГИИИ К ПЕРЕМЕНЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
Л.И. Волкова, гл. библиотекарь-технолог Научной библиотеки, Томский государственный университет
Десять лет назад Научная библиотека Томского государственного университета только начала свое знакомство с компьютером. Сегодня эта техническая новинка и основывающиеся на ней новые информационные технологии быстро меняют жизнь
библиотеки, перестраивая трудовые процессы и изменяя
самих библиотекарей.
Основные перемены связаны с появлением автоматизированной технологии, которая сыграла решающую роль в изменении корпоративной культуры библиотеки: технология по-настоящему объединила библиотеку, заставила всех сотрудничать и работать в команде, сделала необходимым ориентировать
работу на пользователя. Медленно, но верно отделы уходят
от автономности производственных процессов к технологической открытости,
тесному взаимодействию между сотрудниками.
Решающее влияние на формирование автоматизированной технологической среды
в библиотеке оказывает программное обеспечение.
Современная интегрированная многофункциональная система
корпорации VTLS, которая используется в библиотеке с 1997
г., изменила представление о смысле и на значении
компьютеризации библиотечных процессов, позволяя не
автоматизировать существующие процессы, а разрабатывать
новые. Но цена этому высока. Результат достигнут интеллектуальными
усилиями всего коллектива, упорным тру дом, где было и
неприятие новшеств, и разочарования, и недовольство друг
другом. Помощь и поддержка наших зарубежных партнеров по проектам TEMPUS неоценима, но инновации библиотека внедряла
самостоятельно.
Процесс технологических перемен начался в каталогизации и прошел через
две стадии в зависимости от используемого программного
обеспечения. На первом этапе в 1993-1996 гг.
возможности отечественного программного обеспечения позволили
провести только простую рационализацию
процесса: компьютер изменил средство работы, но не смысл деятельности. Так, главным содержанием работы каталогизаторов являлось накопление информации в электронном каталоге. Данные записывались в рабочих листах, где жестко было закреплено словесное обозначение вводимой информации. Интуитивно каталогизаторы перенесли в знакомый интерфейс опыт ведения карточных каталогов, не придавая значения изучению и соблюдению машиночитаемого формата MARC, вследствие чего в полной мере не была использована возможность электронной среды, за исключением анализа содержания документа с помощью ключевых слов. Ощущалась сильная зависимость от технических специалистов, которые диктовали, в том числе, и правила профессиональной работы. Влияние на изменение трудового процесса, а, следовательно, на профессиональную деятельность сотрудников было ограничено, кроме, пожалуй, знакомства с
работой на персональном компьютере. Однако программное
обеспечение проложило путь к современной каталогизации.
Причиной и поводом к началу действительных изменений в библиотеке стала АБИС VTLS. В созданной на основе программы VTLS интегрированной автоматизированной технологической среде возникла новая организационная форма - ОРАС -
электронный каталог общего доступа, работающий в
режиме реального времени. Благодаря АБИС в единой базе
данных - электронном каталоге - объединена различная информация из многих
источников: библиографическая о документах разных видов (книгах, статьях, периодических изданиях); полнотекстовая; информация о ресурсах Интернет; сведения о доступности документа в момент запроса: доступен, заказан, забронирован, выдан и т.д.- Поэтому вопрос «Кто организует и ведет
электронный каталог?» в нашем случае формулируется так:
«Кто и какую информацию создает в электронном каталоге?».
Один пример. Технологическая цепочка ввода данных объединила отдел комплектования и каталогизации с подразделениями, в ведении которых находятся документы. Сначала на этапе заказа создается краткое библиографическое описание
группой текущего комплектования, затем, при поступлении
документов в библиотеку, запись дополняется сотрудниками
сектора каталогизации с созданием записи экземпляра. В
дальнейшем библиотекари электронной кафедры выдачи
дополняют запись сведениями о выдаче-возврате издания. В
основе нового представления об организации электронного
каталога в библиотеке лежит правило, которое звучит
следующим образом: исключительным правом формирования MARC библиографической записи обладают
каталогизаторы, а ответственность за информацию в записи экземпляра несут
заведующие отделами, главные библиотекари, в чьем ведении
находится издание, имея право изменения сведений в соответствии с
документом или правилами его выдачи. Таким образом, сложившаяся
практика ведения каталога, при которой его возможности определялись только отделом каталогизации, исчерпала себя. Это по требовало большой перемены в сознании как каталогизаторов, которые привыкли рассматривать данные, накопленные в результате их ежедневной работы, как свою собственность, так и фондодержателей документов, которые не сразу приняли это новшество и не осознали свою ответственность за состояние записи экземпляра в электронном каталоге. Однако открытость и прозрачность технологии позволяет оперативно осуществлять контроль качества, а вовлеченность всех в единый процесс быстро снимает напряженность, которая возникает из-за ошибок друг друга.
Сетевой характер процесса каталогизации потребовал постоянного взаимодействия и тесного сотрудничества с отделами. Так, каталогизаторы потеряли свою обособленность в области определения классификационных индексов и шифра хранения. В определенном смысле раньше процесс проходил «сам по себе»: устанавливая индексы, специалисты отдела ориентировались на основные карточные каталоги библиотеки, поэтому индексы не соответствовали реальной расстановке издания в подсобном фонде, ограничивали возможность
его электронной проверки. Изменить эту технологию
оказалось не просто, хотя по существу, отдел комплектования и каталогизации
переориентировал свою деятельность по определению расстановочного шифра на учет запросов пользователей и мнения фондодержателей, но для выработки
окончательного решения изменения на уровне одного отдела
оказались недостаточными.
Автоматизация достигла своего полного значения в библиотеке только с началом электронной выдачи. Посмотрим, что явилось принципиально новым в этом процессе на уровне технологии?
Во-первых, электронная выдача изменила традиционный процесс обслуживания - выдачу и возврат изданий. Теперь основной текущей работой библиотекарей абонемента стал процесс
постоянного диалога с системой в реальном режиме времени.
Фактически это явилось первым изменением в содержании труда
библиотекаря и в связи с этим в его профессиональных
обязанностях.
Во-вторых, электронная выдача означает, что процесс обслуживания был поставлен «под управление автоматизированной библиотечной информационной системы». Заранее в системе устанавливается набор параметров,
основанный на матрице: тип читателя, класс единиц
хранения (экземпляров), место расположения изданий. Прежде
чем осуществить выдачу-прием изданий, система
проверяет, был ли выдан данный экземпляр, вычисляет штрафы за
не вовремя возвращенные издания, заносит штрафы в
запись читателя, назначает соответствующий статус для
записи экземпляра, помещает запись в ошибочное состояние в
случае ошибки, недоразумения, спора при его
возврате, блокирует обслуживание читателей, нарушивших
право пользования библиотекой. То есть, система автоматически отслеживает параметры во время сеанса книговыдачи, делая технологию гибкой и эффективной, позволяя сотрудникам быстро и точно обслуживать читателей, выступая в качестве операторов системы. Таким образом, в трудовом процессе на электронной кафедре выдачи растет важность сотрудников со сред ней квалификацией, непрофессионалов. Практика работы электронной кафедры выдачи Научной библиотеки это подтверждает: в настоящее время из девяти штатных сотрудников - четыре являются временными и работают неполный рабочий день.
В-третьих, новизна процесса электронной выдачи заключается в его огромном потенциале для изменения системы обслуживания на принципах демократичности и открытости, чтобы книга стала более доступной пользователям.
Как сказались эти изменения на обновлении трудовой деятельности специалистов отделов? Прежде всего, перемены положили начало новой области в профессиональной деятельности каталогизаторов - технологии машиночитаемой обработки
документов. Библиотекари добавили к своим обязанностям
такие рабочие процессы, как работу с форматами для
библиографических и авторитетных данных, с библиографическими
базами данных Российской книжной палаты. Теперь
каталогизаторы обязаны перед началом составления библиографического описания
издания убедиться в его отсутствии во внешних базах данных,
тем самым, обеспечивая рациональный и наиболее
экономичный путь описания информационного источника. Так,
каждые восемь записей из десяти включаются в электронный
каталог библиотеки через извлечение библиографических описаний из внешних баз данных. Таким образом, библиотекари подошли к современной зарубежной практике каталогизации использованию готовых записей для наполнения электронного каталога. В последующем, когда качество записей будет
гарантировано, традиционная форма работы с четко очерченными должностными обязанностями каталогизаторов будет «размываться».
Все сотрудники овладели навыками работы в текстовом редакторе и, например, могут легко вырезать, копировать и вставлять данные. Вместе с новым видом деятельности появилась необходимость знания международных правил каталогизации, в
том числе машиночитаемых стандартов MARC 21, UNIMARC, что очень важно для вхождения в единое информационное пространство.
Понятно, что библиотекари не могут решать новые за дачи на основании своих предыдущих знаний и опыта, поскольку основная
часть специалистов нашей библиотеки получила профессиональное образование в
70-80-е годы, задолго до перемен. Поэтому много внимания уделяется
переобучению, повышению квалификации. На развитие новой технологии в библиотеке, в первую очередь, направлены силы наиболее опытных и
высококвалифицированных специалистов.
Так, например, с 1999 г. для организации работ, связанных с обеспечением качества электронного каталога, в обязанности главного библиотекаря
отдела комплектования и каталогизации
входит изучение и организация
практического применения формата MARC для библиографических и авторитетных данных; разработка унифицированных рабочих форм библиографического описания на все виды документов; формирование и ведение авторитетных файлов, анализ библиографического описания документов; составление руководств, обучение сотрудников и др. Под руководством главного библиотекаря-редактора электронного каталога работает межотдельская рабочая группа для выполнения задач научно-методического характера в области каталогизации и лингвистического анализа документов.
Таким образом, новая технология перестраивает не только организацию, методы, приемы работы, но и саму при роду библиотечного труда. Применение новых технологий поднимает значение профессионалов, обладающих современными знаниями, и
способствует росту значимости менее
квалифицированных специалистов, выполняющих в автоматизированной системе
технические функции. Традиционный трудовой процесс, основанный на разграничении обязанностей между каталогизаторами и
систематизатора ми,
библиотекарями-консультантами и сотрудниками, осуществляющими выдачу, трансформируется и приобретает новое качество.
Размышляя над изменениями, понимаешь, что они стали возможными во многом благодаря переменам в сознании сотрудников, благодаря осознанному восприятию нововведений и
формированию нового смысла различных видов деятельности,
то есть, благодаря тому, что называется профессиональной культурой библиотекарей и библиотеки. Под влиянием компьютеризации труд библиотекарей
постепенно изменяется, он становится
более сложным, требующим принципиально
новых знаний и умений, помимо тех, которых
было достаточно для выполнения традиционных библиотечных процессов. Из нашего опыта работы мы извлек ли простой урок: к успеху перемен ведут не
технические аспекты деятельности, а
готовность библиотекарей к изменениям.
Эти реалии не вписываются непосредственно в процесс автоматизации библиотечных процессов, но в значительной степени способствуют достижению желаемых
результатов.
Внедряя и развивая новые информационные технологии, каждая
библиотека действует на основании своих задач, возможностей, и, не в меньшей степени, на основании представлений о том, в чем заключается автоматизация,
каковы ее цели, как определяются
результаты, кто ее пользователи, что эти пользователи, прежде всего, ценят. Как
определить, какие действия и решения
библиотеки способствуют достижению желаемых
результатов, а какие уводят в сторону и только распыляют
ресурсы и время. Любой процесс, а внедрение новых
информационных технологий особенно, дол жен быть
управляемым. В нашей библиотеке решение этих и других
проблем основывалось на стратегическом планировании, на
изменении организационной структуры библиотеки, на
создании отдела компьютерных технологий, введении должности
главного библиотекаря-технолога. То есть, первая реакция на
изменения выразилась в поиске такой организации работы,
которая смогла бы отразить новый порядок вещей.
Здесь нет стандартных и готовых решений, и результат
достигается упорным трудом. Например, в чем заключается работа
технолога? Технолог обязан в рамках корпоративной
культуры библиотеки найти повод для ин новаций и
стимулировать их внедрение, согласовывать и гармонизировать
усилия всех сотрудников библиотеки, разрабатывать и
внедрять технологические процессы на все виды библиотечных
работ, сочетая имеющиеся и новые ин формационные
технологии.
Очевидно, что для проведения изменений в библиотеках необходима современная автоматизированная система. Не зависимо от того, как она называется - VIRTUA, ИРБИС, Руслан, OPAC-R и т.п. - что действительно имеет значение, так это то, что система умеет делать сегодня. Современная интегрированная многофункциональная система корпорации VTLS заставляет менять деятельность, организацию и технологию работы Научной библиотеки коренным образом, изменяя представления о будущем. Библиотека не только определила этот путь развития, но и шаг за шагом осуществляет его.