АВТОМАТИЗАЦИЯ БИБЛИОТЕЧНЫХ ПРОЦЕССОВ: ОТ ИЗМЕНЕНИЯ ТЕХНОЛОГИИИ К ПЕРЕМЕНЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Л.И. Волкова, гл. библиотекарь-технолог Научной библиотеки, Томский государственный университет

Десять лет назад Научная библиотека Томского государственного университета только начала свое знакомство с компьютером. Сегодня эта техническая новинка и основывающиеся на ней новые информационные технологии быстро меняют жизнь библиотеки, перестраивая трудовые процессы и изменяя самих библиотекарей.

Основные перемены связаны с появлением автоматизированной технологии, которая сыграла решающую роль в изменении корпоративной культуры библиотеки: технология по-настоящему объединила библиотеку, заставила всех сотрудничать и работать в команде, сделала необходимым ориентировать работу на пользователя. Медленно, но верно отделы уходят от автономности производственных процессов к технологической открытости, тесному взаимодействию между сотрудниками.

Решающее влияние на формирование автоматизированной технологической среды в библиотеке оказывает программное обеспечение. Современная интегрированная многофункциональная система корпорации VTLS, которая используется в библиотеке с 1997 г., изменила представление о смысле и на значении компьютеризации библиотечных процессов, позволяя не автоматизировать существующие процессы, а разрабатывать новые. Но цена этому высока. Результат достигнут интеллектуальными усилиями всего коллектива, упорным тру дом, где было и неприятие новшеств, и разочарования, и недовольство друг другом. Помощь и поддержка наших зарубежных партнеров по проектам TEMPUS неоценима, но инновации библиотека внедряла самостоятельно.

Процесс технологических перемен начался в каталогизации и прошел через две стадии в зависимости от используемого программного обеспечения. На первом этапе в 1993-1996 гг. возможности отечественного программного обеспечения позволили провести только простую рационализацию процесса: компьютер изменил средство работы, но не смысл деятельности. Так, главным содержанием работы каталогизаторов являлось накопление информации в электронном каталоге. Данные записывались в рабочих листах, где жестко было закреплено словесное обозначение вводимой информации. Интуитивно каталогизаторы перенесли в знакомый интерфейс опыт ведения карточных каталогов, не придавая значения изучению и соблюдению машиночитаемого формата MARC, вследствие чего в полной мере не была использована возможность электронной среды, за исключением анализа содержания документа с помощью ключевых слов. Ощущалась сильная зависимость от технических специалистов, которые диктовали, в том числе, и правила профессиональной работы. Влияние на изменение трудового процесса, а, следовательно, на профессиональную деятельность сотрудников было ограничено, кроме, пожалуй, знакомства с работой на персональном компьютере. Однако программное обеспечение проложило путь к современной каталогизации.

Причиной и поводом к началу действительных изменений в библиотеке стала АБИС VTLS. В созданной на основе программы VTLS интегрированной автоматизированной технологической среде возникла новая организационная форма - ОРАС - электронный каталог общего доступа, работающий в режиме реального времени. Благодаря АБИС в единой базе данных - электронном каталоге - объединена различная информация из многих источников: библиографическая о документах разных видов (книгах, статьях, периодических изданиях); полнотекстовая; информация о ресурсах Интернет; сведения о доступности документа в момент запроса: доступен, заказан, забронирован, выдан и т.д.- Поэтому вопрос «Кто организует и ведет электронный каталог?» в нашем случае формулируется так: «Кто и какую информацию создает в электронном каталоге?».

Один пример. Технологическая цепочка ввода данных объединила отдел комплектования и каталогизации с подразделениями, в ведении которых находятся документы. Сначала на этапе заказа создается краткое библиографическое описание группой текущего комплектования, затем, при поступлении документов в библиотеку, запись дополняется сотрудниками сектора каталогизации с созданием записи экземпляра. В дальнейшем библиотекари электронной кафедры выдачи дополняют запись сведениями о выдаче-возврате издания. В основе нового представления об организации электронного каталога в библиотеке лежит правило, которое звучит следующим образом: исключительным правом формирования MARC библиографической записи обладают каталогизаторы, а ответственность за информацию в записи экземпляра несут заведующие отделами, главные библиотекари, в чьем ведении находится издание, имея право изменения сведений в соответствии с документом или правилами его выдачи. Таким образом, сложившаяся практика ведения каталога, при которой его возможности определялись только отделом каталогизации, исчерпала себя. Это по требовало большой перемены в сознании как каталогизаторов, которые привыкли рассматривать данные, накопленные в результате их ежедневной работы, как свою собственность, так и фондодержателей документов, которые не сразу приняли это новшество и не осознали свою ответственность за состояние записи экземпляра в электронном каталоге. Однако открытость и прозрачность технологии позволяет оперативно осуществлять контроль качества, а вовлеченность всех в единый процесс быстро снимает напряженность, которая возникает из-за ошибок друг друга.

Сетевой характер процесса каталогизации потребовал постоянного взаимодействия и тесного сотрудничества с отделами. Так, каталогизаторы потеряли свою обособленность в области определения классификационных индексов и шифра хранения. В определенном смысле раньше процесс проходил «сам по себе»: устанавливая индексы, специалисты отдела ориентировались на основные карточные каталоги библиотеки, поэтому индексы не соответствовали реальной расстановке издания в подсобном фонде, ограничивали возможность его электронной проверки. Изменить эту технологию оказалось не просто, хотя по существу, отдел комплектования и каталогизации переориентировал свою деятельность по определению расстановочного шифра на учет запросов пользователей и мнения фондодержателей, но для выработки окончательного решения изменения на уровне одного отдела оказались недостаточными.

Автоматизация достигла своего полного значения в библиотеке только с началом электронной выдачи. Посмотрим, что явилось принципиально новым в этом процессе на уровне технологии?

Во-первых, электронная выдача изменила традиционный процесс обслуживания - выдачу и возврат изданий. Теперь основной текущей работой библиотекарей абонемента стал процесс постоянного диалога с системой в реальном режиме времени. Фактически это явилось первым изменением в содержании труда библиотекаря и в связи с этим в его профессиональных обязанностях.

Во-вторых, электронная выдача означает, что процесс обслуживания был поставлен «под управление автоматизированной библиотечной информационной системы». Заранее в системе устанавливается набор параметров, основанный на матрице: тип читателя, класс единиц хранения (экземпляров), место расположения изданий. Прежде чем осуществить выдачу-прием изданий, система проверяет, был ли выдан данный экземпляр, вычисляет штрафы за не вовремя возвращенные издания, заносит штрафы в запись читателя, назначает соответствующий статус для записи экземпляра, помещает запись в ошибочное состояние в случае ошибки, недоразумения, спора при его возврате, блокирует обслуживание читателей, нарушивших право пользования библиотекой. То есть, система автоматически отслеживает параметры во время сеанса книговыдачи, делая технологию гибкой и эффективной, позволяя сотрудникам быстро и точно обслуживать читателей, выступая в качестве операторов системы. Таким образом, в трудовом процессе на электронной кафедре выдачи растет важность сотрудников со сред ней квалификацией, непрофессионалов. Практика работы электронной кафедры выдачи Научной библиотеки это подтверждает: в настоящее время из девяти штатных сотрудников - четыре являются временными и работают неполный рабочий день.

В-третьих, новизна процесса электронной выдачи заключается в его огромном потенциале для изменения системы обслуживания на принципах демократичности и открытости, чтобы книга стала более доступной пользователям.

Как сказались эти изменения на обновлении трудовой деятельности специалистов отделов? Прежде всего, перемены положили начало новой области в профессиональной деятельности каталогизаторов - технологии машиночитаемой обработки документов. Библиотекари добавили к своим обязанностям такие рабочие процессы, как работу с форматами для библиографических и авторитетных данных, с библиографическими базами данных Российской книжной палаты. Теперь каталогизаторы обязаны перед началом составления библиографического описания издания убедиться в его отсутствии во внешних базах данных, тем самым, обеспечивая рациональный и наиболее экономичный путь описания информационного источника. Так, каждые восемь записей из десяти включаются в электронный каталог библиотеки через извлечение библиографических описаний из внешних баз данных. Таким образом, библиотекари подошли к современной зарубежной практике каталогизации использованию готовых записей для наполнения электронного каталога. В последующем, когда качество записей будет гарантировано, традиционная форма работы с четко очерченными должностными обязанностями каталогизаторов будет «размываться».

Все сотрудники овладели навыками работы в текстовом редакторе и, например, могут легко вырезать, копировать и вставлять данные. Вместе с новым видом деятельности появилась необходимость знания международных правил каталогизации, в том числе машиночитаемых стандартов MARC 21, UNIMARC, что очень важно для вхождения в единое информационное пространство.

Понятно, что библиотекари не могут решать новые за дачи на основании своих предыдущих знаний и опыта, поскольку основная часть специалистов нашей библиотеки получила профессиональное образование в 70-80-е годы, задолго до перемен. Поэтому много внимания уделяется переобучению, повышению квалификации. На развитие новой технологии в библиотеке, в первую очередь, направлены силы наиболее опытных и высококвалифицированных специалистов. Так, например, с 1999 г. для организации работ, связанных с обеспечением качества электронного каталога, в обязанности главного библиотекаря отдела комплектования и каталогизации входит изучение и организация практического применения формата MARC для библиографических и авторитетных данных; разработка унифицированных рабочих форм библиографического описания на все виды документов; формирование и ведение авторитетных файлов, анализ библиографического описания документов; составление руководств, обучение сотрудников и др. Под руководством главного библиотекаря-редактора электронного каталога работает межотдельская рабочая группа для выполнения задач научно-методического характера в области каталогизации и лингвистического анализа документов.

Таким образом, новая технология перестраивает не только организацию, методы, приемы работы, но и саму при роду библиотечного труда. Применение новых технологий поднимает значение профессионалов, обладающих современными знаниями, и способствует росту значимости менее квалифицированных специалистов, выполняющих в автоматизированной системе технические функции. Традиционный трудовой процесс, основанный на разграничении обязанностей между каталогизаторами и систематизатора ми, библиотекарями-консультантами и сотрудниками, осуществляющими выдачу, трансформируется и приобретает новое качество.

Размышляя над изменениями, понимаешь, что они стали возможными во многом благодаря переменам в сознании сотрудников, благодаря осознанному восприятию нововведений и формированию нового смысла различных видов деятельности, то есть, благодаря тому, что называется профессиональной культурой библиотекарей и библиотеки. Под влиянием компьютеризации труд библиотекарей постепенно изменяется, он становится более сложным, требующим принципиально новых знаний и умений, помимо тех, которых было достаточно для выполнения традиционных библиотечных процессов. Из нашего опыта работы мы извлек ли простой урок: к успеху перемен ведут не технические аспекты деятельности, а готовность библиотекарей к изменениям. Эти реалии не вписываются непосредственно в процесс автоматизации библиотечных процессов, но в значительной степени способствуют достижению желаемых результатов.

Внедряя и развивая новые информационные технологии, каждая библиотека действует на основании своих задач, возможностей, и, не в меньшей степени, на основании представлений о том, в чем заключается автоматизация, каковы ее цели, как определяются результаты, кто ее пользователи, что эти пользователи, прежде всего, ценят. Как определить, какие действия и решения библиотеки способствуют достижению желаемых результатов, а какие уводят в сторону и только распыляют ресурсы и время. Любой процесс, а внедрение новых информационных технологий особенно, дол жен быть управляемым. В нашей библиотеке решение этих и других проблем основывалось на стратегическом планировании, на изменении организационной структуры библиотеки, на создании отдела компьютерных технологий, введении должности главного библиотекаря-технолога. То есть, первая реакция на изменения выразилась в поиске такой организации работы, которая смогла бы отразить новый порядок вещей. Здесь нет стандартных и готовых решений, и результат достигается упорным трудом. Например, в чем заключается работа технолога? Технолог обязан в рамках корпоративной культуры библиотеки найти повод для ин новаций и стимулировать их внедрение, согласовывать и гармонизировать усилия всех сотрудников библиотеки, разрабатывать и внедрять технологические процессы на все виды библиотечных работ, сочетая имеющиеся и новые ин формационные технологии.

Очевидно, что для проведения изменений в библиотеках необходима современная автоматизированная система. Не зависимо от того, как она называется - VIRTUA, ИРБИС, Руслан, OPAC-R и т.п. - что действительно имеет значение, так это то, что система умеет делать сегодня. Современная интегрированная многофункциональная система корпорации VTLS заставляет менять деятельность, организацию и технологию работы Научной библиотеки коренным образом, изменяя представления о будущем. Библиотека не только определила этот путь развития, но и шаг за шагом осуществляет его.